Baggrund

Selvom samarbejde på tværs af organisationer er afgørende for at fremme innovation og nå fælles mål, medførte det en række udfordringer hos Vestas. Mest konkret stod Vestas over for forskellige udfordringer i forbindelse med samarbejdet i det eksisterende dokumenthåndteringssystem.

Tidskrævende manuelle processer bidrog til ineffektivitet i virksomheden, hvilket også omfattede vanskeligheder med at koordinere aktiviteter og styre komplekse projekter, der involverede flere organisationer. Yderligere bekymringer vedrørende fortroligheden af delte oplysninger og intellektuel ejendomsret bidrog til samarbejdsproblemer.

Derudover stod Vestas over for uklarhed omkring dataejerskab og versionsstyring på tværs af organisationen, hvilket skabte hindringer for en problemfri informationsudveksling, herunder kompatibilitetsproblemer, udfordringer med dataintegration og bekymringer vedrørende interoperabilitet.

Udfordringen

På trods af systemets utallige fordele viste det sig at være sværere for Vestas at eksportere dokumenter fra SAP DMS – til blandt andet udskrivning, distribution og konvertering – end at strukturere og sikre dokumenterne i SAP DMS.

I de tilfælde, hvor Vestas indledte dialoger med en eller flere leverandører for at fastlægge de krævede produkter eller tjenester – uanset om det drejede sig om at udstede anmodninger om tilbud eller opdatere dokumentation vedrørende produktvedligeholdelse i eksisterende leverandør-kundeforhold – viste det sig at være en tidskrævende og ineffektiv proces at distribuere al relevant dokumentation og sikre overholdelse af de forskellige lovmæssige krav i forbindelse med denne distribution.

Forhandlingerne – når der skulle udarbejdes aftaler eller kontraktdokumenter med tredjeparter for at nå til enighed om projektomfanget og fastlægge vilkår og frister – blev ligeledes forsinket på grund af ineffektivitet i SAP DMS. Det var desuden et problem i SAP DMS at kunne administrere en sikker og kontrolleret dokumentuddeling hurtigt, f.eks. i forbindelse med kritiske dokumentopdateringer og akutte vedligeholdelsesprocedurer.

Derudover skulle Vestas, samtidig med at man muliggjorde organisationsdækkende samarbejde om tidsfølsomme processer, opfylde en række funktionelle, juridiske og sikkerhedsmæssige krav og samtidig kontrollere, hvilke brugere og eksterne leverandører der kunne få adgang til dokumentationen på forskellige måder: åbning af mapper, kommentering, tilføjelse af dokumenter og afgivelse af feedback

Løsningen

Dokumentdistribution og -styring, håndtering af udbud (RFP) samt eksport af data er alle en del af den daglige praksis i Vestas’ arbejdsgange. For at løfte informationsudvekslingen og samarbejdet i Vestas til et højere niveau søgte virksomheden en løsning, der kunne styrke sammenhængen med det bredere forretningsmiljø.

Netcare Internationals Document Collaboration Hub (DCH) er en cloudtjeneste til distribution af og samarbejde om dokumenter efter behov, som – kort sagt – sikrer, at informationsindehaverne til enhver tid har fuld kontrol over dokumentets indhold.

Med flerlags datakryptering, fuld kontrol over dokumentdistribution og leverandørers adgangsrettigheder, øjeblikkelig distribution af opdateringer og ændringer til eksisterende dokumenter samt oprettelse af nye dokumenter, stempling til distribution og arkivering samt levering af dokumenter i standardformater (Excel, PDF, Word og tekstfiler) er DCH udviklet med henblik på at gøre det nemmere for kunden. Systemet er baseret på en dokumentationsarkitektur, der minimerer det manuelle arbejde for kunden eller forbrugeren ved at integrere med deres indholdsstyringssystem.

Uanset om kunderne har brug for at arbejde med kontrakter, rapporter, tilbud eller andre dokumenter, giver DCH brugerne mulighed for problemfrit at dele og samarbejde om dokumenter med udvalgte modtagere efter behov. Det fremskynder beslutningsprocesserne, strømliner arbejdsgangene, øger produktiviteten, forbedrer kommunikationen og fremmer et effektivt samarbejde mellem de involverede parter.

DCH skaber et centralt samarbejdsrum, hvor flere brugere kan redigere et dokument samtidigt, med opdateringer i realtid og notifikationer, der sikrer, at alle er på samme side. DCH giver administratorer mulighed for at fastsætte specifikke tilladelser og adgangsniveauer for hvert enkelt dokument, hvilket sikrer, at kun de rette personer har de nødvendige rettigheder til at håndtere dokumenterne.

Desuden gemmer DCH aldrig selv dokumenter, men leverer i stedet alle filer efter anmodning for at sikre maksimal sikkerhed. DCH er udviklet med en fleksibel grænseflade (API), der kan integreres med forskellige dokumenthåndteringssystemer, og lægger vægt på brugervenlighed for slutbrugeren. Det gør det nemt at konfigurere distributionsindstillinger – såsom distribution på forespørgsel baseret på brugerkommandoer og automatiske opdateringer, der udløses af ændringer i dokumenterne – så de passer til brugerens foretrukne arbejdsgang.