Sådan håndteres kompleksiteten ved TREX-migrering: Erfaringer fra en storstilet migrering af et SAP-miljø 

NYHEDER

Bag enhver vellykket SAP S/4HANA-migrering ligger en række komplekse tekniske udfordringer og endnu mere kompliceret problemløsning. Under Vestas’ S/4HANA-forløb var David dybt involveret i et af de mest krævende områder af transformationen: TREX-migreringen. Da TREX er en hjørnesten i dokumentsøgning og tilgængelighed, var det afgørende at få det til at fungere korrekt. Denne artikel beskriver, hvordan udfordringen blev håndteret i praksis, hvilket afspejler Netcare Internationals dybe ekspertise inden for TREX-migreringer og giver indsigt til organisationer, der forbereder sig på lignende overgange, samt til SAP-fagfolk, der er ivrige efter at lære af erfaringer fra den virkelige verden. 

Migrering af SAP TREX-miljøer anses af mange for at være en af de mest komplekse udfordringer i SAP-dokumenthåndteringsmiljøer. Indeksintegritet, søgefunktionens tilgængelighed, afhængigheder i forhold til indholdsserveren og systemnedbrud udgør alle en betydelig risiko, især i store virksomheder med store mængder dokumenter. 

I forbindelse med en nylig Azure Cloud-migrering for en global SAP-kunde har Netcare International bidraget til en vellykket overgang af et komplekst TREX- og SAP-dokumenthåndteringssystem. Denne artikel beskriver projektets tekniske omfang, risici, strategi samt de vigtigste erfaringer fra projektet. 

Det tekniske omfang: Et bredt og sammenhængende landskab 

Overflytningen omfattede en fuldstændig flytning af SAP-miljøet til Azure Cloud, herunder alle SAP-produkter, der er relevante for dokumenthåndtering og søgefunktioner. Omfanget omfattede: 

• Et SAP ECC-miljø bestående af fem systemer (produktions-, ikke-produktions- og projektsystemer) 

• Et SAP TREX-miljø med to systemer (produktions- og testmiljø) 

• Fem SAP NetWeaver Gateway-systemer 

• To SAP Content Server-systemer, der understøtter flere arkiver 

Da systemerne kørte på Windows, valgte man en »lift-and-shift«-strategi. Denne fremgangsmåde indebar, at hele virtuelle maskiner blev flyttet fra det lokale datacenter til Azure Cloud. Mens selve migreringen af infrastrukturen blev varetaget af infrastrukturteamet, var det Netcares opgave at forberede miljøet, kontrollere systemets funktion og sikre fuld funktionskontinuitet både før og efter migreringen. 

Identificering og håndtering af de væsentligste migrationsrisici 

Den største tekniske risiko var en beskadigelse af TREX-indekset. Da de virtuelle maskiner blev flyttet som komplette enheder, foregik overførslen i praksis efter princippet »alt eller intet«, og enhver beskadigelse ville have haft alvorlige konsekvenser. 

Der var kun minimale bekymringer vedrørende kompatibilitet, da alle systemer var baseret på Microsoft. Kunden accepterede den planlagte nedetid, da både TREX- og ECC-systemerne var utilgængelige i et begrænset tidsrum under overførslen. Det er vigtigt at bemærke, at nedetiden var kort og lå i tråd med den overordnede tidsplan for ECC-overførslen. 

I sidste ende opstod der ingen indeksfejl, og alle systemer kom online som forventet. 

Analyse før migrering: Test alt, hvad der er vigtigt 

I stedet for at isolere TREX som en selvstændig komponent betragtede teamet migreringen som en fuldstændig validering af hele dokumentets livscyklus. 

Der blev udarbejdet et omfattende testmanuskript, der dækkede alle vigtige scenarier inden for dokumenthåndtering. Disse test blev gennemført før og efter hver migrationsprøve og omfattede: 

• Oprettelse af nye DIR-dokumenter 

• Adgang til eksisterende DIR-dokumenter 

• Ind- og udtjekning 

• Søgning i metadata og fuldtekst 

• Stempling med SEAL-stempel til DOC- og PDF-filer 

• Dokumentkonvertering med SEAL 

• Validering af søgninger via TREX, SAP GUI og EasyDMS 

Denne strukturerede testmetode sikrede, at afhængighederne mellem KPro, indholdsdatabaser og søgetjenester blev fuldt ud valideret. 

Migrationsstrategi: Hvorfor »lift-and-shift« var en fornuftig løsning 

Da TREX var implementeret på virtuelle Windows-maskiner, bestod migrationsstrategien af en simpel »lift-and-shift«-overførsel til Azure Cloud. Dette minimerede arkitektoniske ændringer og reducerede risikoen under selve flytningen. 

Høj tilgængelighed var ikke et krav i den oprindelige lokale TREX-opsætning. Efter overførslen kunne systemet imidlertid drage fordel af Azures indbyggede tilgængelighedsfunktioner. Azure-regioner tilbyder flere tilgængelighedszoner og datacentre, hvilket gør det muligt at genstarte virtuelle maskiner hurtigt i tilfælde af infrastrukturproblemer. 

Håndtering af det uventede 

Overgangen forløb med minimale forstyrrelser. De eneste nævneværdige problemer vedrørte firewall-regler, der i starten ikke var fuldt implementeret. Disse blev løst uden at påvirke den overordnede tidsplan eller overgangens succes. 

Overgangen til S/4HANA: Reindeksering i stor skala 

Den efterfølgende S/4HANA-migrering var et særskilt projekt, der indebar en omfattende arkitektonisk ændring: overgangen fra en selvstændig TREX-motor til SAP HANA’s indbyggede søgemotor. 

David bidrog til denne fase i rollen som fagekspert (SME) og leverede rådgivning om søgearkitektur, indekseringsstrategi og risikovurderinger, mens selve overgangen blev gennemført i samarbejde med SAP’s implementeringsteams. 

Som led i flytningen blev hele indholdsarkivet, der består af ca. 24 TB ustrukturerede dokumenter, genindekseret under vejledning fra SAP. 

De vigtigste resultater var blandt andet: 

• Metadata-søgning er tilgængelig fra første dag 

• Fuldtekstsøgning bliver gradvist tilgængelig 

• Den fuldstændige indeksering blev afsluttet på under en måned 

Denne gradvise implementering mindskede forstyrrelserne i driften betydeligt og bidrog til at styre brugernes forventninger under overgangen. 

Kontrol af, at alt fungerer efter migreringen 

Valideringen efter migreringen baserede sig på de samme strukturerede testskripter, som blev anvendt under analysen før migreringen. Testningen omfattede: 

• Standardtransaktioner i SAP 

• Validering af applikations- og systemlogfiler 

• TREX-konsolens tilstandstjek 

Dette sikrede, at søgefunktionen, vedhæftede dokumenter og forbindelser til arkiverne fungerede fuldt ud. 

Almindelige misforståelser om TREX-migreringer 

En af de mest udbredte misforståelser er, at TREX ikke er en afgørende del af SAP’s dokumenthåndtering. Selvom databasesøgning kan fungere som en nødløsning, mangler den den ydeevne og funktionalitet, som dokumentintensive virksomheder har brug for. 

For kunder som Vestas er TREX uundværligt i den daglige drift. 

Vigtige erfaringer til fremtidige TREX- og S/4HANA-migreringer 

For organisationer, der forbereder sig på en overgang til TREX eller S/4HANA, er der flere trin, der er ufravigelige: 

• Beslut i god tid, om TREX skal bevares eller erstattes af HANA Embedded Search 

• Planlæg en fuldstændig genindeksering, og afsæt tilstrækkelig tid hertil 

• Medregn datamængden i test- og øvelsesfaserne 

• Kontroller grundigt, om indholdsserveren er kompatibel, og hvilke afhængigheder der er 

Datamængden og varigheden af reindekseringen undervurderes ofte – og kan skabe usikkerhed, hvis man ikke tager hånd om det i god tid. 

Et projekt, der er værd at fejre 

En af de mest bemærkelsesværdige resultater i dette projekt var, at man på under en måned gennemførte en fuldstændig genindeksering af 24 TB indhold uden væsentlige gener for brugerne. Metadatasøgningen var tilgængelig hele tiden, og fuldtekstsøgningen blev gradvist indført. 

Som følge heraf forløb overgangen til S/4HANA problemfrit, og der opstod ingen væsentlige DMS-problemer under produktionsimplementeringen. 

Afsluttende bemærkninger 

TREX-migreringer er ikke blot tekniske øvelser, men forretningskritiske forandringer, der kræver omhyggelig planlægning, test og gennemførelse. Med den rette strategi, de rette værktøjer og den rette ekspertise kan selv store migreringer med høj risiko gennemføres med succes. 

Hos Netcare International hjælper vores dybe ekspertise inden for SAP-dokumenthåndtering og vores strukturerede migrationsmetoder fortsat virksomheder med at modernisere deres systemlandskaber med tillid.