FEATURE FOCUS: CREATING DOCUMENT INFORMATION RECORDS (DIR) AND STRUCTURES

INTRODUCTION

In this article, we demonstrate two more apps in “The Elephant”, our new SAP DMS user interface: How to create a Document Information Record (DIR) in the Overview App and the usage of Structures in the Structure App.

More examples of the great functionality we offer with our interface.

CREATING A DOCUMENT IN THE OVERVIEW APP

With the Document app, it’s fast and easy to create a new Document Information Record (DIR).

Simple instructions:

  1. Once you access the Fiori Launchpad click on the tile that opens the document management app (Documents app).
  2. This action will allow access to the general menu of options for document management.

Working in a browser make some things different. We are bound to browser security limits. So, for instance, ‘check out’ will place your document into the download folder whilst ‘check-in’ will require pointing to where the document is saved which is slightly different to SAP EASYDMS.

“The Elephant” focuses on ensuring that all the functionality when creating, editing and modifying structures and subscriptions  is easily available to the user. Some examples of what you can do include :

  1. Create Multiple Documents by Load: This feature allows for mass document creation by simply uploading the documents to the system.
  2. Change Master: This feature assists the user in change the master options of one a series of documents.
  3. Search bar: A  highly efficient Search capability for document seraches.
  4. My Subscribed Documents: A simple but effective breakdown of all documents a user is subscribed to.

Highlights in the creation of a document

Many of the things we use today are still the same, although of course we have some new functionality, but we also focus on ensuring that they are all readily available when required.

Classification, Object links and User Groups are all available although one option we do not have in supportive authorizations for documents are the departments, meaning HR objects. This is not a standard option in “The Elephant”.

“The Elephant” focuses on the usage of user groups, and these are much more automated than the way SAP EasyDMS handles them..

HOW TO HANDLE STRUCTURES IN THE STRUCTURE APP

A structure is a collection of documents with the same characteristics. We can effectively use these  structures as a template or as a simple collecting point for documents.

A project is capable of creating a project structure and copy these 1:1 or simply place a document into a new structure.

Once we are subscribed to a structure we can gain fast access via the Overview app. All document types can be a structure.

A structure will in the crossover period between SAP EasyDMS and “The Elephant” be visible as a folder and vice versa.

REQUEST A DEMONSTRATION

Of course the best way for you to see these excellent features is to join us for a demonstration, it will take up very little of your day but will certainly be time well spent. You may have specific queries or functionality that is currently unavailable so bring those along too and we will do our very best to address these.

We look forward to showing you all the great functionality of  “The Elephant”

+45 39-77-50-59 or info@netcare.international

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2021-08-27T16:22:04+01:00

FEATURE FOCUS: ERSTELLUNG VON DOKUMENTENINFORMATIONSDATENSÄTZEN (DIR) UND STRUKTUREN

EINFÜHRUNG

In diesem Artikel demonstrieren wir zwei weitere Anwendungen in “The Elephant”, unserer neuen SAP-DMS-Benutzeroberfläche: Das Anlegen eines Dokumentinfosatzes (DIR) in der Übersichts-App und die Verwendung von Strukturen in der Struktur-App.

Weitere Beispiele für die großartigen Funktionen, die wir mit unserer Schnittstelle anbieten.

EIN DOKUMENT IN DER ÜBERSICHTS-APP ERSTELLEN

Mit der Dokumenten-App können Sie schnell und einfach einen neuen Dokumentinfosatz (DIR) erstellen.

Einfache Anweisungen:

  1. Sobald Sie auf das Fiori Launchpad zugreifen, klicken Sie auf die Kachel, die die Dokumentenmanagement-App (Documents app) öffnet.
  2. Diese Aktion ermöglicht den Zugriff auf das allgemeine Menü der Optionen für die Dokumentenverwaltung.

Die Arbeit in einem Browser macht einige Dinge anders. Wir sind an die Grenzen der Browser-Sicherheit gebunden. So wird z.B. bei “Auschecken” das Dokument in den Download-Ordner gelegt, während bei “Einchecken” der Speicherort des Dokuments angegeben werden muss, was sich von SAP EASYDMS leicht unterscheidet.

“The Elephant” konzentriert sich darauf, dass alle Funktionen beim Erstellen, Bearbeiten und Ändern von Strukturen und Abonnements für den Benutzer leicht zugänglich sind. Einige Beispiele dafür, was Sie tun können, sind:

  1. Erstellen mehrerer Dokumente durch Laden: Diese Funktion ermöglicht die Erstellung von Massendokumenten durch einfaches Hochladen der Dokumente in das System.
  2. Master ändern: Diese Funktion unterstützt den Benutzer bei der Änderung der Master-Optionen für eine Reihe von Dokumenten.
  3. Suchleiste: Eine hocheffiziente Suchfunktion für Dokumentensuchen.
  4. Meine abonnierten Dokumente: Eine einfache, aber effektive Auflistung aller Dokumente, die ein Benutzer abonniert hat.

Highlights bei der Erstellung eines Dokuments

Viele der Dinge, die wir heute verwenden, sind immer noch dieselben, obwohl wir natürlich einige neue Funktionen haben, aber wir konzentrieren uns auch darauf, dass sie alle bei Bedarf sofort verfügbar sind.

Klassifizierung, Objektverknüpfungen und Benutzergruppen sind alle verfügbar, aber eine Option, die wir bei den unterstützenden Berechtigungen für Dokumente nicht haben, sind die Abteilungen, d. h. die HR-Objekte. Dies ist keine Standardoption in “Der Elefant”.

“The Elephant” konzentriert sich auf die Verwendung von Benutzergruppen, und diese sind viel stärker automatisiert als die Art und Weise, wie SAP EasyDMS sie handhabt.

WIE MAN STRUKTUREN IN DER STRUKTURANWENDUNG BEHANDELT

Eine Struktur ist eine Sammlung von Dokumenten mit denselben Merkmalen. Wir können diese Strukturen effektiv als Vorlage oder als einfachen Sammelpunkt für Dokumente nutzen.

Ein Projekt ist in der Lage, eine Projektstruktur zu erstellen und diese 1:1 zu kopieren oder einfach ein Dokument in eine neue Struktur zu legen.

Sobald wir eine Struktur abonniert haben, können wir über die Übersichts-App schnell darauf zugreifen. Alle Dokumenttypen können eine Struktur sein.

Eine Struktur wird in der Übergangszeit zwischen SAP EasyDMS und “The Elephant” als Ordner sichtbar sein und umgekehrt.

EINE VORFÜHRUNG ANFORDERN

Am besten überzeugen Sie sich von diesen hervorragenden Funktionen, indem Sie an einer Vorführung teilnehmen, die nur wenig Zeit in Anspruch nimmt, aber sicher gut angelegt ist. Vielleicht haben Sie spezielle Fragen oder Funktionen, die derzeit nicht verfügbar sind. Bringen Sie auch diese mit, und wir werden unser Bestes tun, um sie zu beantworten.

Wir freuen uns darauf, Ihnen die großartigen Funktionen von “The Elephant” zu zeigen.

+45 39-77-50-59 oder info@netcare.international

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2023-08-11T07:40:07+01:00
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