Contexte

La collaboration interorganisationnelle, bien qu'essentielle pour stimuler l'innovation et atteindre des objectifs communs, s'est heurtée à de nombreux obstacles chez Vestas. Plus précisément, Vestas a dû faire face à divers défis liés à la collaboration dans son système de gestion documentaire existant.

Les processus manuels chronophages ont contribué à l'inefficacité de l'entreprise, qui se traduisait notamment par des difficultés à coordonner les activités et à gérer des projets complexes impliquant plusieurs organisations. D'autres préoccupations concernant la confidentialité des informations partagées et la propriété intellectuelle ont également contribué à des problèmes de collaboration.

De plus, Vestas était confrontée à un manque de clarté concernant la propriété des données et la gestion des versions au sein de son organisation, ce qui entrave le partage fluide des informations en raison de problèmes de compatibilité, d'intégration des données et d'interopérabilité.

Le défi

Malgré les innombrables avantages du système, l'exportation de documents depuis SAP DMS — à des fins d'impression, de distribution et de conversion, entre autres activités commerciales — s'est avérée plus difficile pour Vestas que la structuration et la sécurisation des documents au sein même de SAP DMS.

Lorsque Vestas engageait des discussions avec un ou plusieurs fournisseurs afin de définir les produits ou services requis, qu'il s'agisse de lancer des appels d'offres ou de mettre à jour la documentation relative à la maintenance des produits dans le cadre de relations fournisseur-client existantes, la diffusion de l'ensemble des documents pertinents et la garantie du respect des diverses exigences légales liées à cette diffusion se sont avérées être un processus long et inefficace.

Les négociations — qu'il s'agisse d'élaborer des accords ou des documents contractuels avec des tiers afin de définir le périmètre d'un projet et de convenir des conditions et des délais — ont également été ralenties par les dysfonctionnements de SAP DMS. La gestion rapide d'une distribution sécurisée et contrôlée des documents, notamment lors de mises à jour critiques de documents ou de procédures de maintenance d'urgence, constituait un autre point faible de SAP DMS.

De plus, tout en facilitant la collaboration à l'échelle de l'entreprise sur des processus urgents, Vestas devait se conformer à diverses exigences fonctionnelles, juridiques et de sécurité, tout en contrôlant quels utilisateurs et prestataires externes pouvaient accéder à la documentation de différentes manières : ouvrir des dossiers, ajouter des commentaires, ajouter des documents et donner leur avis

La solution

La distribution et le contrôle des documents, la gestion des appels d'offres et l'exportation de données font partie du quotidien des processus opérationnels de Vestas. Afin de faire passer le partage d'informations et la collaboration à un niveau supérieur au sein de l'entreprise, Vestas recherchait une solution lui permettant de renforcer son interconnectivité avec l'ensemble de son écosystème commercial.

Le Document Collaboration Hub (DCH) de Netcare International est un service cloud dédié à la diffusion et à la collaboration sur des documents à la demande, qui, pour faire simple, garantit aux propriétaires des informations un contrôle total sur le contenu d'un document à tout moment.

Doté d'un cryptage des données multicouche, d'un contrôle total de la distribution des documents et des droits d'accès des fournisseurs, d'une diffusion immédiate des mises à jour et des modifications apportées aux documents existants ainsi que de la création de nouveaux documents, d'un système de tamponnage pour la distribution et l'archivage, et d'une livraison des documents dans des formats standard (Excel, PDF, Word et fichiers texte), DCH est conçu pour faciliter la vie des clients. Il s'appuie sur une architecture de gestion documentaire qui réduit au minimum les tâches manuelles pour le client ou le consommateur grâce à son intégration avec leur système de gestion de contenu.

Que les clients aient besoin de travailler sur des contrats, des rapports, des propositions ou tout autre type de document, DCH permet aux utilisateurs de partager et de collaborer en toute fluidité sur des documents avec des destinataires ciblés à la demande, ce qui accélère les processus décisionnels, rationalise les flux de travail, renforce la productivité, améliore la communication et favorise une collaboration efficace entre les parties prenantes.

En mettant en place un espace de collaboration centralisé où plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document simultanément, grâce à des mises à jour en temps réel et des notifications qui permettent à tous de rester synchronisés, DCH permet aux administrateurs de définir des autorisations et des niveaux d'accès spécifiques pour chaque document, garantissant ainsi que seules les personnes habilitées disposent des privilèges nécessaires pour gérer la documentation.

De plus, DCH ne stocke jamais les documents en interne, mais les transmet uniquement sur demande, afin de garantir une sécurité maximale. Doté d'une interface flexible (API) qui s'intègre à divers systèmes de gestion documentaire, DCH met l'accent sur la facilité d'utilisation pour l'utilisateur final, permettant une configuration aisée des paramètres de distribution — tels que la distribution à la demande en fonction des commandes de l'utilisateur et les mises à jour automatiques déclenchées par les modifications apportées aux documents — afin de s'adapter au flux de travail préféré de l'utilisateur.